OTOMATISASI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin ketik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964 ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik  yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Orang yang berada dalam satu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada dalam kantor perusahaan lain. Otomatisasi perkantoran biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

B. KATEGORI PEMAKAI OTOMATISASI PERKANTORAN

Yang termasuk dalam empat kategori pemakai otomatisasi kantor, antara lain:

1. Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

C. KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN

Beberapa konsep otomatisasi kantor, antara lain :

 1.  Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

 2.  Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – Integrated Office Automation System)

 3.  Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

 4.  Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

D. MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

E. TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan 'telekomunikasi' bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

 1.     Komunikasi Satu Arah (Simplex). Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Pager, televisi , dan

radio .

 2.     Komunikasi Dua Arah ( Duplex ). Dalam komunikasi dua arah ( Duplex ) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Telepon dan VOIP.

 3.     Komunikasi Semi Dua Arah ( Half Duplex ). Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex )pengirim dan penerima informasi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan. Contoh : Handy Talkie, FAX, dan Chat Room

Komponen Dasar Komunikasi

Untuk bisa melakukan telekomunikasi, ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu :

 1.     Informasi: merupakan data yang dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan

 2.     Pengirim: mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim

 3.     Media transmisi: alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (di modulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang

 4.     elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama Antena, agar dapat terkirim jarak jauh.

 5.     Penerima: menerima sinyal elektromagnetik kemudian digubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.

F. PERSONAL COMPUTER (PC) / KOMPUTER PRIBADI

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja (pribadi), biasanya digunakan di rumah, kantor, toko bahkan dimana saja karena saat ini sudah tersedia PC dengan berbagai jenis dan harga yang terjangkau. Fungsi utama PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan data output (berupa data/iformasi) sesuai keinginan user (pengguna).

Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, computer memerlukan suatu sistem yang tidak bisa terpisahkan. Sistem tersebut teridiri dari tiga komponen, yaitu.

1. Hardware (Perangkat Keras),  merupakan sekumpulan komponen komputer yang secara fisik dapat dilihat. Hardware dibagi menjadi lima bagian, antara lain:

a. Input Device (Peralatan Masukan), seperti keyboard dan mouse.

b. Processing Device (Peralatan Pemrosesan), seperti processor, motherboard,  ram, dll.

c. Output Device (Peralatan Keluaran), seperti monitor, speaker, dan printer.

d. Storage Device (Peralatan Penyimpanan), seperti harddisk, flashdisk dsb.

e. Peripheral Device (Peralatan Tambahan), seperti Webcam, modem, dll.

    

2. Software (Perangkat Lunak), adalah program yang berisi instruksi atau perintah sebagai perantara yang menghubungkan hardware dan brainware sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan pengguna. Software dikategorikan menjadi dua kelompok, yaitu:

a. Operating System (OS), contohnya adalah Windows, Linux, DOS, Android, dll.

b. Application System, contohnya adalah Microsoft Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, dsb.

              

3. Brainware, adalah perangkat (dalam hal ini manusia) yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang berada di dalam komputer serta merasakan manfaat dari pengoperasian tersebut.

Perkembangan PC di dunia sangatlah pesat, apalagi didukung dengan tingkat kebutuhan manusia yang semakin lama semakin kompleks. Hingga saat ini, komputer pribadi dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain:

1.  Komputer Desktop / Komputer Meja

Komputer meja adalah komputer pribadi yang ditujukan utnuk penggunaan secara umum di satu lokasi yang berlawanan dengan komputer jinjing atau komputer portable. Periferal-periferal computer meja seperti monitor, CPU, dan papan ketik terpisah satu sama lain dan relatif berukuran besar.

2. Komputer Jinjing (Laptop)

Laptop adalah computer bergerak yang berukuran relatif kecil dan ringan, beratnya bekisar dari 1-6 kg, tergantung pada ukuran, bahan, dan spesifikasi laptop tersebut. Sumber daya laptop berasal dari baterai atau adaptor A/C yang dapat digunakan untuk mengisi ulang baterai dan dapat menyalakan laptop itu sendiri. Laptop terkadang disebut djuga dengan “komputer notebook” atau “notebook” saja. Sebagai computer pribadi, laptop memiliki fungsi yang sama dengan komputer desktop pada umumnya. Komponen yang terdapat di dalamnya sama persis dengan komputer desktop hanya saja ukurannya diperkecil, dijadikan lebih ringan, lebih tidak panas dan lebih hemat daya.

Jenis-Jenis laptop antara lain:

a. Netbook, merujuk pada spesies computer jinjing yang memiliki spesifikasi tertentu. Netbook biasanya menggunakan prosesor Intel Atom. Jenis computer ini berukuran kecil, biasanya dengan layar dibawah 12 inci dan berat kurang lebih 1 kg.

b. Mainstream, laptop ini memiliki ciri yaitu prosesor yang digunakan, misalnya Intel Core i5, i3, dan Core 2 Duo, memori minimal 2GB, memiliki Drive untuk membaca dan menulis DVD, keyboard berukuran penuh atau setidaknya 80% dari lebarnya sendiri.

c.  Tablet PC, perangkat ini memiliki layar sentuh sehingga mudah diputar, dan mudah dibawa kemana saja. Mulai 2010, perangkat ini menjadi tren baru. Tren ini dikomandani oleh Apple Inc., yang menghadirkan iPad ke pasaran. Namun, ada perbedaan antara tablet PC dan iPad, yaitu:

- Tablet PC menggunakan stylus sedangkan iPad menggunakan jari-jemari.

- Tablet PC dimaksudkan sebagai komputer yang berbeda sedangkan iPad dimaksudkan sebagai gadget.

3. PDA (Personal Digital Assistant)

            Sebuah alat elektronik pribadi yang berbasis computer dan berbentuk kecil serta dapat dibawa kemana-mana. PDA banyak digunakan sebagai pengorganisir pribadi pada awalnya, tapi karena perkembangannya, kemudian bertambah banyak fungsi dan kegunaannya, seperti kalkulator, penunjuk jam dan waktu, permainan computer, pengakses internet, penerima dan pengirim surat elektronik, penerima radio, perekam video, dan pencatat memo. Selain itu dengan PDA (computer saku) ini, kita dapat menggnakan buku alamat, membaca e-book dan menggunakan GPS. Bahkan versi PDA yang lebih canggih dapat digunakan sebagai telepon genggam, akses internet, intranet, atau extranet lewat Wi-Fi atau jaringan wireless.

4. Wearable Computer

Teknologi computer yang bisa dipakai layaknya pakaian dan atau menempel di tubuh pemakainya. Contohnya adalah Smart Watch (Jam tangan pintar), Nike + Ipod, Smart Glasses, dan Smart Controller.

G. MACAM-MACAM APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

1. Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Contoh aplikasi word processing adalah OpenOffice.org Writer yang merupakan komponen OpenOffice.org yang berfungsi untuk membuat dan mengedit dokumen, adapun format dokumen yang bisa digunakan adalah .doc, .odt, .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables, dsb. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).

2. Electronic Mail (e-mail) / Surat Elektronik (Surel)

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik, yaitu:

a.   Menggunakan browse’, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan e-mail gratis.

b.   Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

3. Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan. Contoh softwarenya adalah Voice Connector yang merupakan aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message. Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan game center.

Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam hal bisnis dan pendidikan.Selain itu, Voice 12

Connector juga dapat mengirimkan pesan teks. Keduanya baik itu koneksi suara dan teks dapat digunakan secara P2P (phone to phone atau peer to peer) mode dan juga broadcast mode (pengguna dapat berbicara dengan banyak pengguna lainnya bersamaan).

4. Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menjadi pengingat (alarm) acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5. Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi otomatisasi kantor pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Contoh softwarenya adalah FireWire yang merupakan merek dagang Apple.Inc.

6. Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu :

a. Video satu arah dan audio satu arah

b. Video satu arah dan audio dua arah

c. Video dan audio dua arah

Pengaplikasiannya  melaui Webcam, yang merupakan singkatan dari web camera-- adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada teknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang mendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang memperlihatkan pemandangan jalan

7. Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan. Contoh aplikasi sama seperti Audio Conferencing.

8. Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

9. Videotext

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10. Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.

Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. Contohnya adalah situs penyedia seperti photobucket.

11. Desktop Publishing

Desktop publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar CRT yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif

REFERENSI :

Ardianysah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya. pakdevakeren.blogspot.in/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Gudangropy. 2011. Otomatisasi Perkantoran. gudangropy.blogspot.in/2011/06/otomatisasi-perkantoran.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

Putra, Candra Adi. 2013. Wearable Computer. www.candra.web.id/2013/02/28/wearable-computer/.Diakses 21 Maret (21.30)

Rahman, Saiful. 2013. Otomatisasi Kantor. http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Otomatisasi-Kantor.pdf. Diakses 20 Maret 2015 (09.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Komputer jinjing.  id.wikipedia.org/wiki/Komputer_jinjing. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2013. Komputer meja.  id.wikipedia.org/wiki/Komputer_desktop. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Komputer pribadi.   id.wikipedia.org/wiki/Komputer_pribadi. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2013. Pembantu digital pribadi. id.wikipedia.org/wiki/Pembantu_digital_pribadi. Diakses 21 Maret (21.00)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Tekelomunikasi. id.wikipedia.org/wiki/Telekomunikasi. Diakses 21 Maret (21.00)