MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

A. MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan internal maupun dengan lingkungan eksternal perusahaan.

B. PERKEMBANGAN MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

            Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan perkembangan cara penyampaian informasi (yang selanjutnya dikenal dengan istilah Teknologi Informasi). Mulai dari gambar-gambar yang tak bermakna di dinding-dinding gua, peletakkan tonggak sejarah dalam bentuk prasasti sampai diperkenalkannya dunia arus informasi yang kemudian dikenal dengan nama INTERNET.

Informasi yang disampaikan pun berkembang. Dari sekedar menggambarkan keadaan sampai taktik bertempur. Berikut ini adalah sejarah perkembangan teknologi informasi dan komunikasi manusia;

1. Masa Pra-Sejarah (…s/d 3000 SM)

Pada awalnya Teknologi Informasi yang dikembangkan manusia pada masa ini berfungsi sebagai sistem untuk pengenalan bentuk-bentuk yang mereka kenal, mereka menggambarkan informasi yang mereka dapatkan pada dinding-dinding gua, tentang berburu dan binatang buruannya. Pada masa ini mereka mulai melakukan pengidentifikasian benda-benda yang ada disekitar lingkungan mereka tinggal dan mewakilinya dengan bentuk-bentuk yang kemudian mereka lukis pada dinding gua tempat mereka tinggal, karena kemampuan mereka dalam berbahasa hanya berkisar pada bentuk suara dengusan dan isyarat tangan sebagai bentuk awal komunikasi mereka pada masa ini.

Perkembangan selanjutnya adalah diciptakan dan digunakannya alat-alat yang menghasilkan bunyi dan isyarat, seperti gendang, terompet yang terbuat dari tanduk binatang, isyarat asap sebagai alat pemberi peringatan terhadap bahaya.

2. Masa Sejarah (3000 SM s/d 1400-an M)

Pada masa ini Teknologi Informasi belum menjadi teknologi masal seperti yang kita kenal sekarang ini, teknologi informasi masih digunakan oleh kalangan-kalangan terbatas saja, digunakan pada saat-saat khusus, dan mahal!

3000 SM. Untuk yang pertama kali tulisan digunakan oleh bangsa sumeria dengan menggunakan simbol-simbol yang dibentuk dari pictograf sebagai huruf. Simbol atau huruf-huruf ini juga mempunyai bentuk bunyi yang berbeda(penyebutan), sehingga mampu menjadi kata, kalimat dan bahasa.

2900 SM. Penggunakan Huruf Hierogliph pada bangsa Mesir Kuno. Hierogliph merupakan bahasa simbol dimana setiap ungkapan di wakili oleh simbol yang berbeda, yang ketifka digabungkan menjadi satu akan mempunyai cara pengucapan dan arti yang berbeda, bentuk tulisan dan bahasa hierogliph ini lebih maju dibandingkan dengan tulisan bangsa Sumeria.

500 SM. Serat Papyrus digunakan sebagai kertas. Kertas yang terbuat dari serat pohon papyrus yang tumbuh disekitar sungai nil ini menjadi media menulis/media informasi yang lebih kuat dan fleksibel dibandingkan dengan lempengan tanah liat yang sebelumnya digunakan sebagai media informasi.

105 M. Bangsa Cina menemukan Kertas. Kertas yang ditemukan oleh bangsa Cina pada masa ini adalah kertas yang kita kenal sekarang, kertas ini dibuat dari serat bambu yang dihaluskan, disaring,dicuci kemudian diratakan dan dikeringkan, penemuan ini juga memungkinkan sistem pencetakan yang dilakukan dengan menggunakan blok kayu yang ditoreh dan dilumuri oleh tinta atau yang kita kenal sekarang dengan sistem Cap.

3. Masa Modern ( 1400-an M s/d sekarang )

Tahun 1455. Mesin Cetak yang menggunakan plat huruf yang tebuat dari besi yang bisa diganti-ganti dalam bingkai yang tebuat dari kayu dikembangkan untuk yang pertama kalinya oleh Johann Gutenberg.

Tahun 1830. Augusta Lady Byron Menulis program komputer yang pertama didunia berkerjasama dengan Charles Babbage menggunakan mesin Analytical-nya. Yang didesain mampu memasukan data, mengolah data dan menghasilkan bentuk keluaran dalam sebuah kartu. Mesin ini dikenal sebagai bentuk komputer digital yang pertama walaupun cara kerjanya lebih bersifat mekanis daripada bersifat digital, 94 tahun sebelum komputer digital pertama ENIAC I dibentuk.

Tahun 1837. Samuel Morse mengembangkan Telegraph dan bahasa kode Morse bersama Sir William Cook dan Sir Charles Wheatstone yang dikirim secara elektronik antara 2 tempat yang berjauhan melalui kabel yang menghubungkan kedua tempat tersebut. Pengiriman dan Penerimaan Informasi ini mampu dikirim dan diterima pada saat yang hampir bersamaan waktunya. Penemuan ini memungkinkan informasi dapat diterima dan dipergunakan secara luas oleh masyarakat tanpa dirintangi oleh jarak dan waktu.

Tahun 1861. Gambar bergerak yang peroyeksikan kedalam sebuah layar pertama kali di gunakan sebagai cikal bakal film sekarang.

Tahun 1876. Melvyl Dewey mengembangkan sitem penulisan Desimal.

Tahun 1877. a. Alexander Graham Bell menciptakan dan mengembangkan Telepon yang dipergunakan pertama kali secara umum.

b. Fotografi dengan kecepatan tinggi ditemukan oleh Edweard Maybridge.

Tahun 1899. Dipergunakan sistem penyimpanan dalam Tape (pita) Magnetis yang pertama.

Tahun 1923. Zvorkyn menciptakan tabung TV yang pertama.

Tahun 1940. Dimulainya pengembangan Ilmu Pengetahuan dalam bidang Informasi pada masa Perang Dunia 2 yang dipergunakan untuk kepentingan pengiriman dan penerimaan dokumen-dokumen militer yang disimpan dalam bentuk magnetic tape.

Tahun 1945. Vannevar Bush mengembangkan sistem pengkodean menggunakan Hypertext.

Tahun 1946. Komputer digital pertama didunia ENIAC I dikembangkan.

Tahun 1948. Para peneliti di Bell Telephone mengembangkan Transistor.

Tahun 1950-an.

- Jean Hoerni mengembangkan transistor Planar. Teknologi ini memungkinkan pengembangan jutaan bahkan milyaran transistor dimasukan kedalam sebuah keping kecil kristal silikon.
- USSR (Rusia pada saat itu) meluncurkan sputnik sebagai satelit bumi buatan yang pertama yang bertugas sebagai mata-mata. Sebagai balasannya Amerika membentuk Advance Research Projects Agency (ARPA) dibawah kewenangan Departemen Pertahanan Amerika untuk mengembangkan ilmu Pengetahuan dan Teknologi Informasi dalam bidang Militer.

Tahun 1962. Rand Paul Barand, dari perusahaan RAND, ditugaskan untuk mengembangkan suatu sistem jaringan desentralisasi yang mampu mengendalikan sistem pemboman dan peluncuran peluru kendali dalam perang Nuklir.

Tahun 1969. Sistem jaringan yang pertama dibentuk dengan menghubungkan 4 nodes (titik), antara University of California, SRI (Stanford), University California of Santa Barbara, dan University of Utah.dengan kekuatan 50Kbps.

Tahun 1972. Ray Tomlinson menciptakan program e-mail yang pertama

Tahun 1973 – 1990. Istilah INTERNET diperkenalkan dalam sebuah paper mengenai TCP/IP kemudian dilakukan pengembangan sebuah protokol jaringan yang kemudian difkenal dengan nama TCP/IP yang dikembangkan oleh grup dari DARPA, 1981 National Science Foundation mengembangkan Backbone yang disebut CSNET dengan kapasitas 56 Kbps untuk setiap institusi dalam pemerintahan. kemudian pada tahun 1986 IETF mengembangkan sebuah Server yang berfungsi sebagai alat koordinasi diantara; DARPA, ARPANET, DDN dan Internet Gateway.

Tahun 1991- Sekarang. Sistem bisnis dalam bidang IT pertama kali terjadi ketika CERN dalam menanggulangi biaya operasionalnya memungut bayaran dari para anggotanya. 1992 pembentukan komunitas Internet, dan diperkenalkannya istilah World Wide Web oleh CERN. 1993, NSF membentuk InterNIC untuk menyediakan jasa pelayanan Internet menyangkut direktori dan penyimpanan data serta database (oleh AT&T), Jasa Registrasi (oleh Network Solution Inc,), dan jasa Informasi (oleh General Atomics/CERFnet),1994 pertumbuhan Internet melaju dengan sangat cepat dan mulai merambah kedalam segala segi kehidupan manusia dan menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari manusia. 1995, Perusahaan umum mulai diperkenankan menjadi provider dengan membeli jaringan di Backbone, langkah ini memulai pengembangan Teknologi Informasi khususnya Internet dan penelitian-penelitian untuk mengembangkan sistem dan alat yang lebih canggih.

C. JENIS-JENIS ALAT KOMUNIKASI KANTOR

Jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya adalah sebagai berikut:

1.   Intercom

Intercom (Intercommunication) atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain. Beberapa fungsi intercom yang memabntu efisensi pekerjaan perkantoran antara lain:

a.   Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.

b.   Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

c.   Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

d.   Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

Kelebihan Intercom:

a.   Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar karyawan.

b.   Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.

c.   Tidak terjadi modulasi frekuensi.

Kekurangan Intercom:

a.   Jangkauan intercom terbatas atau sedang.

b.   Jangkauan intercom relatif pendek.

2.   Telepon

Telepon (bahasa Inggris: telephone) yang berasal dari kata “tele” yang berarti jauh  dan ”phone” yang artinya suara berhubungan. Sehingga telepon artinya penyampaian informasi (berupa suara) dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara.  Macam-macam pesawat telepon antara lain:

a.   Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

b.   PMBX (Private Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung)

c.   PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung / tanpa melalui operator

Kelebihan telepon:

a.    Pesan/informasi cepat tersampaikan.

b.    Penelepon dapat dikenali atau bisa dipastikan melalui suara penelepon.

c.    Nomor penelepon dapat di rahasiakan.

Kekurangan telepon:

a.    Tidak dapat ditinjau atau didengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya.

b.    Biaya mahal.

c.    Sulit dilakukan diwaktu atau di tempat tertentu seperti saat rapat.

3.   Telepon Genggam (Handphone), merupakan telepon genggam yang lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan dapat dibawa kemana-mana.

Kelebihan:

a.    Mobilitas dan efisiensi handphone lebih besar dari telepon.

b.    Dapat dibawa kemana-kemana.

Kekurangan:

a.    Mudah memunculkan praktik bisnis ilegal dan penipuan.

b.    Rawan tindak kejahatan.

c.    Daya baterai yang relatif pendek.

4.   Switch board, adalah alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdpat saklar-saklar dan istrument yang lain yang berfungsi untuk menyampaikan pesan (informasi) dari satu tempat ke tempat lain.

5.   Telephone Answering Machine (Mesin Penjawab Telepon) , yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

Kelebihan:

a. Dapat bekerja secara otomatis tanpa operator.

b. Menghemat biaya yang seharusnya untuk menggaji tenaga kerja.

Kekurangan:

Belum mampu menampung segala kebutuhan penelepon yang mungkin tidak deprogram dalam mode menjawab.

6.   Teleks, adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini menyediakan media umum pertama untuk komunikasi data internasional dengan menggunakan teknik sinyal standar dan kriteria operasi yang ditetapkan oleh International Telecommunication Union (ITU).

7.   Facsimile (Faksimili), mesin atau alat untuk mengirim dan menerima dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

Kelebihan:

a.   Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas.

b.   Waktu yang lebih cepat.

c.   Data yang akurat.

d.   Hemat tenaga dan biaya.

e.   Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya.

Kekurangan:

Kualitas facsimile berada di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang tersebar luas dan digunakan oleh banyak orang.

8.   Proyektor OHP Overhead Projector (OHP)

Alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Kelebihan:

a.   Materi yang disampaikan lebih konkrit.

b.   Dapat digunakan pada cahaya yang terang karna menghasilkan cahaya yang kuat.

c.   Lebih efektif karena dapat menyampaikan informasi lebih banyak dalam waktu yang singkat.

d.   Dapat dilakukan berulang-ulang dan dapat disimpan ataupun diambil bila diperlukan.

Kekurangan:

a.   Efektivitas penyajian pada OHP ini tergantung pada penyaji.

b.   Tidak dipersiapkan untuk belajar mandiri.

c.   Memerlukan perencanaan yang matang dalam pembuatan penyajannya.

9.   Proyektor LCD, alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar tampilan ambar, foto maupun atau dari komputer ke layar atau bidang datar lainnya.

Kelebihan:

a.   Tipe yang paling kuat diantara proyektor lain.

b.   Menghasilkan warna yang baik.

c.   Intensitas cahaya tinggi.

Kekurangan:

a.   Efek gambar yang terlihat kotak-kotak atau pixel tidak rapat.

b.   Warna mejadi kekuningan setelah 1000 jam pemakaian.

c.   Lebih mudah panas.

10.        Mikrofon (bahasa Inggris: michrophone) adalah suatu jenis tranduser yang mengubah energi-energi akustik (gelombang suara) menjadi sinyal listrik. Mikrofon digunakan pada beberapa alat seperti telepon, alat perekam, alat bantu dengar, pengudaraan radio serta televisi, dan sebagainya. Pada dasarnya mikrofon berguna untuk membuat suara yang berintensitas rendah menjadi lebih keras.

REFERENSI

Bisosial. 2012. Makalah Perkembangan Teknologi. http://www.bisosial.com/2012/05/makalah-perkembangan-teknologi.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.30)

Fauziah, Syifa. 2014. Peralatan Mesin Komunikasi Kantor. http://ziahhh.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.00)

Azis, Zakaria. 2011. Kelebihan Kekurangan Telepon dengan SMS. http://zak-azis.blogspot.com/2011/10/kelebihan-kekurangan-telp-dengan-sms.html?m=1.